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Ein Kernstück der EU-Entgelttransparenzrichtlinie (2023/970) ist das neue Auskunftsrecht: Beschäftigte dürfen Informationen über ihr eigenes Entgeltniveau und über die durchschnittlichen Entgeltniveaus für gleiche oder gleichwertige Arbeit verlangen – aufgeschlüsselt nach Geschlecht. Das ist keine freiwillige Information, die Arbeitgeber bereitstellen können, sondern ein einklagbarer Anspruch. Dieser Leitfaden erklärt, was Beschäftigte verlangen können, welche Fristen gelten, wie Sie als Arbeitgeber einen rechtssicheren Prozess aufsetzen – und warum gut vorbereitete Unternehmen davon profitieren.

Was Beschäftigte konkret verlangen können

Artikel 17 der Richtlinie definiert das Auskunftsrecht klar. Beschäftigte haben Anspruch auf:

• Informationen zu ihrem individuellen Entgeltniveau (was sie aktuell verdienen, in welcher Eingruppierung oder Kategorie sie sich befinden);
• die durchschnittlichen Entgeltniveaus von Kolleginnen und Kollegen, die gleiche oder gleichwertige Arbeit leisten – aufgeschlüsselt nach Geschlecht.

Wichtig: Einzelgehälter identifizierter Personen müssen nicht offengelegt werden. Bei kleinen Gruppen (unter einer bestimmten Mindestanzahl pro Geschlecht) gelten besondere Schutzregeln, die im nationalen Umsetzungsgesetz konkretisiert werden. Dennoch müssen Arbeitgeber in diesen Fällen einen Näherungswert oder eine kategorische Einordnung liefern.

Wann die Auskunftspflicht gilt

Das Auskunftsrecht gilt unabhängig von der Unternehmensgröße – auch Betriebe unter 100 Beschäftigten sind betroffen. Die Frist zur Beantwortung einer Auskunftsanfrage beträgt in der Regel zwei Monate ab Eingang der Anfrage. Über das Recht selbst müssen Arbeitgeber die Belegschaft mindestens einmal jährlich informieren – aktiv, nicht nur auf Nachfrage.

Zeitlich gilt: Die Richtlinie hätte bis zum 7. Juni 2026 in nationales Recht umgesetzt sein müssen. Deutschland hat diese Frist voraussichtlich nicht vollständig eingehalten; ein deutsches Umsetzungsgesetz ist in Vorbereitung. Bis es in Kraft tritt, sind die Ansprüche privatrechtlich noch nicht voll durchsetzbar. Für die Vorbereitung spielt das jedoch keine Rolle – die Anforderungen sind absehbar und der Vorlaufbedarf ist real.

Schritt für Schritt: Einen sauberen Prozess aufsetzen

Schritt 1: Datenbasis schaffen

Vor allen anderen Maßnahmen brauchen Sie vollständige, strukturierte Entgeltdaten. Das bedeutet: Gehalt, Boni, Zulagen, geldwerte Vorteile – für alle Positionen, kategorisiert nach Rolle, Eingruppierung und Geschlecht. Ohne diese Datenbasis lässt sich keine Auskunft zuverlässig erteilen. Prüfen Sie, ob Ihre HR-Software diesen Export unterstützt, oder strukturieren Sie die Daten in einer Excel-Übersicht.

Schritt 2: Gleichwertige Tätigkeiten definieren

Die Auskunft bezieht sich auf „gleiche oder gleichwertige Arbeit" – das setzt voraus, dass Sie wissen, welche Positionen als gleichwertig gelten. Gleichwertigkeit bestimmt sich nach Anforderungen, Verantwortung, Belastung und erforderlicher Qualifikation. Erstellen Sie eine einfache Tätigkeitsbewertungsmatrix, die Rollen in Vergütungsgruppen einordnet.

Schritt 3: Antwort-Template entwickeln

Legen Sie ein Standardformat für Auskunftsantworten fest. Dieses sollte enthalten: das individuelle Entgeltniveau der anfragenden Person, den Durchschnittswert für gleichwertige Tätigkeiten (nach Geschlecht aufgeschlüsselt), Hinweis auf Datenschutz und verwendete Datenbasis sowie die Bearbeitungsfrist.

Schritt 4: Prozessverantwortung klären

Benennen Sie eine verantwortliche Stelle – typischerweise HR oder der/die Personalleiter:in – die Anfragen entgegennimmt, die Antwort inhaltlich prüft und fristgerecht beantwortet. Ohne klare Zuständigkeit läuft die Frist unkontrolliert ab.

Schritt 5: Jährliche Hinweispflicht einplanen

Die Richtlinie verlangt, dass Beschäftigte mindestens einmal jährlich über ihr Auskunftsrecht informiert werden. Binden Sie das in den Jahreskalender ein – etwa im Rahmen des jährlichen Mitarbeitergesprächs oder über einen allgemeinen HR-Newsletter.

Was passiert, wenn die Auskunft eine Lücke aufdeckt

Wenn die Auskunft zeigt, dass eine Mitarbeiterin deutlich weniger verdient als gleichwertig tätige Kollegen, ohne sachliche Rechtfertigung, entsteht Handlungsbedarf. Die Richtlinie sieht in solchen Fällen eine gemeinsame Entgeltbewertung mit der Arbeitnehmervertretung vor, wenn die Gesamtlücke über 5 % liegt. Für Einzelfälle gilt: Dokumentieren Sie die Gründe für Gehaltsunterschiede sauber – objektive Faktoren wie Erfahrung, Qualifikation oder Ergebnisverantwortung sind sachliche Rechtfertigungen; Gehaltshistorie oder Verhandlungsgeschick allein reichen zukünftig nicht mehr.

Wie Sie Ihre Entgeltlücke selbst berechnen, zeigt der Beitrag Gender Pay Gap berechnen im Mittelstand.

Auskunftsrecht als Vertrauenssignal

Arbeitgeber, die auf das Auskunftsrecht vorbereitet sind, senden ein starkes Signal: Sie stehen zu ihrer Vergütungsstruktur und haben nichts zu verbergen. Das baut Vertrauen – intern wie im Recruiting. Im SA-Score von spitzen-arbeitgeber.de fließt das Feld Vergütung mit 30 % am stärksten ein; Unternehmen, die hier transparent aufgestellt sind, haben einen messbaren Vorteil gegenüber Wettbewerbern.

Dieser Leitfaden basiert auf dem Stand der EU-Richtlinie 2023/970. Das deutsche Umsetzungsgesetz kann zusätzliche Anforderungen enthalten. Empfehlung: Rechtsberatung bei der finalen Prozessgestaltung einbinden.

Zur Orientierung: Im Katalog der ausgezeichneten Spitzen-Arbeitgeber sehen Sie, welche mittelständischen Betriebe diese Standards bereits erfüllen — filterbar nach Branche, Region und Benefits.

Wer Auskunft über Vergleichsentgelte gibt, spricht über Bruttobeträge. Warum daraus sehr unterschiedliche Nettobeträge werden, erklärt der Beitrag Nettogehalt berechnen: von brutto auf netto.

Häufige Fragen

Was ist das Auskunftsrecht zum Gehalt?

Beschäftigte können verlangen, Auskunft über die Vergütungskriterien und das durchschnittliche Entgelt von Kolleginnen und Kollegen in vergleichbarer Tätigkeit zu erhalten. Mit der EU-Entgelttransparenzrichtlinie wird dieses Recht deutlich gestärkt und ausgeweitet.

Müssen Arbeitgeber Auskunft über Gehälter geben?

Ja, im gesetzlich geregelten Rahmen. Das bestehende Entgelttransparenzgesetz verpflichtet größere Arbeitgeber bereits zur Auskunft; mit der EU-Richtlinie kommen erweiterte Pflichten – auch zur Angabe von Gehaltsspannen schon im Bewerbungsprozess.

Wie bereiten sich Arbeitgeber auf das Auskunftsrecht vor?

Sinnvoll ist, frühzeitig eine nachvollziehbare, diskriminierungsfreie Entgeltstruktur aufzubauen – etwa über Funktionsstufen oder Gehaltsbänder. Wer seine Gehälter begründen kann, erfüllt nicht nur die Pflicht, sondern gewinnt Vertrauen.

Quellen: Entgelttransparenzrichtlinie; Entgelttransparenzgesetz.