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Die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall gehört zu den finanziell spürbarsten Arbeitgeberpflichten – und zu den am häufigsten missverstandenen. Das Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) regelt klar, wann, wie lange und in welcher Höhe ein erkrankter Mitarbeitender weiter bezahlt werden muss. Wer die Details kennt, vermeidet sowohl unberechtigte Zahlungen als auch rechtswidrige Kürzungen.

Die Sechs-Wochen-Grundregel

Erkrankt ein Mitarbeitender und ist deshalb arbeitsunfähig, hat er Anspruch auf volle Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber für bis zu sechs Wochen, also 42 Kalendertage je Erkrankung. Voraussetzung ist, dass die Krankheit die alleinige Ursache der Arbeitsunfähigkeit ist und den Mitarbeitenden kein Verschulden trifft. Erst nach Ablauf der sechs Wochen übernimmt die gesetzliche Krankenkasse mit dem Krankengeld, das deutlich unter dem regulären Entgelt liegt. Die Höhe der Fortzahlung entspricht dem Entgelt, das der Mitarbeitende ohne die Erkrankung verdient hätte – einschließlich regelmäßiger Zulagen.

Wartezeit und Nachweis

Der Anspruch auf Entgeltfortzahlung entsteht erst nach vier Wochen ununterbrochener Betriebszugehörigkeit. Erkrankt ein neuer Mitarbeitender innerhalb dieser ersten vier Wochen, springt für die Übergangszeit die Krankenkasse ein. Den Nachweis der Arbeitsunfähigkeit erbringt seit Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) die Krankenkasse direkt – der Arbeitgeber ruft die Daten elektronisch ab. Die Verpflichtung des Mitarbeitenden, die Arbeitsunfähigkeit unverzüglich zu melden, besteht weiterhin; lediglich der gelbe Schein in Papierform entfällt für gesetzlich Versicherte.

Fortsetzungserkrankung – die wichtigste Ausnahme

Kompliziert wird es bei wiederholter Erkrankung an derselben Ursache. Tritt dieselbe Krankheit erneut auf, entsteht kein neuer Sechs-Wochen-Anspruch, solange es sich um eine Fortsetzungserkrankung handelt. Ein neuer voller Anspruch entsteht erst, wenn zwischen den Erkrankungen mindestens sechs Monate liegen oder seit Beginn der ersten Arbeitsunfähigkeit mehr als zwölf Monate vergangen sind. Bei einer völlig neuen, unabhängigen Erkrankung beginnt der Sechs-Wochen-Zeitraum dagegen von vorn – auch wenn die vorherige Krankheit erst kürzlich endete.

Das U1-Umlageverfahren entlastet kleine Betriebe

Für kleinere Unternehmen mit in der Regel bis zu 30 Beschäftigten federt das Umlageverfahren U1 die finanzielle Last ab. Diese Betriebe zahlen eine monatliche Umlage an die Krankenkassen und erhalten im Krankheitsfall einen Großteil der fortgezahlten Vergütung erstattet – je nach Krankenkasse und gewähltem Erstattungssatz bis zu 80 Prozent. Gerade für den Mittelstand ist dieses Verfahren ein wichtiger Schutz gegen die finanziellen Risiken längerer Ausfälle und sollte aktiv genutzt werden.

Vom Pflichtthema zur Gesundheitskultur

Die Entgeltfortzahlung ist eine gesetzliche Pflicht – wie ein Betrieb darüber hinaus mit Krankheit umgeht, ist eine Kulturfrage. Arbeitgeber, die Druck auf erkrankte Mitarbeitende ausüben oder Misstrauen signalisieren, fördern Präsentismus und verschleppte Erkrankungen. Wer dagegen in Prävention und ein gesundes Arbeitsumfeld investiert, senkt Fehlzeiten nachhaltig und stärkt die Bindung. Mehr dazu: Krankenstand senken. Zum rechtlichen Gesamtrahmen: Arbeitsrecht für Arbeitgeber.

Selbstverschulden – wann der Anspruch entfällt

Der Anspruch auf Entgeltfortzahlung entfällt, wenn der Mitarbeitende seine Arbeitsunfähigkeit selbst verschuldet hat. Die Hürde dafür ist allerdings hoch: Gemeint ist nicht jede Unvorsichtigkeit, sondern ein grober Verstoß gegen das eigene gesundheitliche Interesse. Anerkannt sind etwa Verletzungen bei besonders gefährlichen, leichtsinnig betriebenen Aktivitäten oder Folgen erheblicher Trunkenheit. Eine sportbedingte Verletzung beim normalen Freizeitsport gilt dagegen in aller Regel nicht als Selbstverschulden. Im Streitfall trägt der Arbeitgeber die Beweislast für das Verschulden.

Kürzung von Sonderzahlungen

Bei längerer Krankheit dürfen bestimmte Sonderleistungen anteilig gekürzt werden, sofern dies vertraglich klar geregelt ist. Das Gesetz erlaubt eine Kürzung freiwilliger Sondervergütungen um einen festgelegten Betrag je Krankheitstag, begrenzt auf einen gesetzlich definierten Höchstsatz. Ohne eine ausdrückliche und wirksame vertragliche Grundlage ist eine solche Kürzung jedoch unzulässig. Arbeitgeber sollten entsprechende Klauseln sorgfältig formulieren, da unklare Regelungen im Zweifel zugunsten des Mitarbeitenden ausgelegt werden.

Arbeitsunfähigkeit im Ausland

Erkrankt ein Mitarbeitender während eines Auslandsaufenthalts, bleibt der Anspruch auf Entgeltfortzahlung grundsätzlich bestehen. Der Mitarbeitende muss die Arbeitsunfähigkeit jedoch unverzüglich mitteilen und auch die voraussichtliche Dauer sowie die Adresse am Aufenthaltsort übermitteln. Eine im Ausland ausgestellte ärztliche Bescheinigung ist anzuerkennen, sofern sie erkennen lässt, dass eine Arbeitsunfähigkeit vorliegt. Die elektronische Übermittlung funktioniert hier nicht, weshalb der klassische Nachweis in Papierform weiterhin zulässig und nötig ist. Kehrt der Mitarbeitende zurück, sollte die lückenlose Dokumentation der Krankheitszeit sichergestellt werden.

Dieser Beitrag bietet eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Im Einzelfall sollten Arbeitgeber arbeitsrechtlichen Rat einholen.

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Häufige Fragen

Wie lange zahlt der Arbeitgeber bei Krankheit?

Der Arbeitgeber zahlt das volle Entgelt für bis zu sechs Wochen (42 Kalendertage) je Erkrankung weiter. Danach übernimmt die gesetzliche Krankenkasse mit dem niedrigeren Krankengeld.

Ab wann besteht Anspruch auf Lohnfortzahlung?

Der Anspruch entsteht nach vier Wochen ununterbrochener Betriebszugehörigkeit. Erkrankt ein neuer Mitarbeitender vorher, springt für die Übergangszeit die Krankenkasse ein.

Was gilt bei wiederholter Erkrankung an derselben Ursache?

Bei einer Fortsetzungserkrankung entsteht kein neuer Sechs-Wochen-Anspruch. Ein neuer voller Anspruch besteht erst, wenn zwischen den Erkrankungen mindestens sechs Monate liegen oder seit Beginn der ersten Arbeitsunfähigkeit mehr als zwölf Monate vergangen sind.

Quellen: Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG); Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG, U1-Verfahren); GKV-Spitzenverband zur eAU.