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Das Arbeitszeugnis ist eine rechtliche Pflicht mit Tücken. Jeder ausscheidende Mitarbeitende hat Anspruch auf ein qualifiziertes Zeugnis (§ 109 GewO), das wohlwollend formuliert sein muss und zugleich der Wahrheit entsprechen soll – ein Spannungsfeld, das eine eigene, kodierte Sprache hervorgebracht hat. Wer sie nicht beherrscht, schadet entweder dem ehemaligen Mitarbeitenden oder sich selbst.

Anspruch und Fristen

Der Anspruch entsteht mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses, auf Wunsch auch als Zwischenzeugnis während der Beschäftigung. Das Zeugnis muss zeitnah ausgestellt werden – unbegründete Verzögerung kann Schadensersatzansprüche auslösen, etwa wenn der ehemalige Mitarbeitende dadurch eine Stelle nicht antreten kann. Es muss auf Firmenpapier, sauber formuliert und frei von Rechtschreibfehlern sein; Knicke, Flecken oder versteckte Zeichen sind unzulässig.

Der Aufbau eines qualifizierten Zeugnisses

• Einleitung: Name, Position, Beschäftigungsdauer, kurze Unternehmensbeschreibung.
• Aufgabenbeschreibung: Tätigkeiten und Verantwortungsbereiche, gewichtet nach Bedeutung.
• Leistungsbeurteilung: Arbeitsbefähigung, -bereitschaft, -weise und Arbeitserfolg – das Herzstück.
• Verhaltensbeurteilung: Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und (falls relevant) Kunden.
• Schlussformel: Beendigungsgrund, Dank, Zukunftswünsche – ihr Fehlen gilt als Abwertung.

Die Zeugnissprache verstehen

Weil Zeugnisse wohlwollend sein müssen, wird Kritik verschlüsselt. Die Gesamtnote ergibt sich aus festen Formeln:

• „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit" = sehr gut (Note 1)
• „stets zu unserer vollen Zufriedenheit" = gut (Note 2)
• „zu unserer vollen Zufriedenheit" = befriedigend (Note 3)
• „zu unserer Zufriedenheit" = ausreichend (Note 4)
• „im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit" = mangelhaft (Note 5)

Heikel sind versteckte Abwertungen, sogenannte Geheimcodes – etwa „bemühte sich" (Leistung blieb unzureichend) oder „durch Geselligkeit zur Verbesserung des Betriebsklimas beigetragen" (als Hinweis auf Alkohol gelesen). Solche Codierungen sind rechtlich angreifbar: Gerichte verlangen ein wahres und wohlwollendes Zeugnis, keine versteckte Bestrafung.

Häufige Fehler – und warum sie teuer werden

Die typischen Fehler: zu spätes Ausstellen, eine fehlende oder lieblose Schlussformel, widersprüchliche Bewertungen und Textbausteine, die nicht zur Person passen. Da Zeugnisse einklagbar sind, führen Streitigkeiten zu Aufwand, Kosten und beschädigten Beziehungen. Ein faires, sauber formuliertes Zeugnis ist dagegen Teil einer professionellen Trennungskultur – und die spricht sich genauso herum wie eine schlechte. Mehr dazu: Kündigung als Führungsaufgabe. Zu den weiteren arbeitsrechtlichen Pflichten von Arbeitgebern: Arbeitsrecht für Arbeitgeber.

Zwischenzeugnis und Endzeugnis

Neben dem Endzeugnis bei Austritt können Mitarbeitende auch während des bestehenden Arbeitsverhältnisses ein Zwischenzeugnis verlangen – etwa bei einem Vorgesetztenwechsel, einer internen Versetzung oder aus persönlichen Gründen. Es ist im Aufbau identisch, nur im Präsens formuliert und ohne Schlussformel mit Austrittsgrund. Ein einmal ausgestelltes Zwischenzeugnis bindet den Arbeitgeber faktisch: Das spätere Endzeugnis darf ohne triftigen Grund nicht schlechter ausfallen. Wer ein Zwischenzeugnis schreibt, legt damit also bereits den Maßstab für das Endzeugnis fest – ein Punkt, der in der Praxis oft übersehen wird.

Effizient und konsistent arbeiten

In Betrieben mit regelmäßigen Austritten lohnt sich ein strukturierter Prozess statt jedes Mal neuer Formulierungsarbeit. Bewährte Bausteine für Aufgabenbeschreibung, Leistungs- und Verhaltensbeurteilung lassen sich nach Position vorhalten und individuell anpassen – wichtig ist nur, dass das Ergebnis konkret zur Person passt und keine generischen Floskeln aneinanderreiht. Hilfreich ist ein Vier-Augen-Prinzip: Eine zweite Person prüft das fertige Zeugnis auf unbeabsichtigte Abwertungen, Widersprüche zwischen Notenstufen und sprachliche Fehler. So wird vermieden, dass eine an sich gute Beurteilung durch eine unglückliche Formulierung versehentlich abgewertet wird – der häufigste Streitpunkt vor den Arbeitsgerichten.

Die Notenverteilung realistisch einordnen

Ein verbreiteter Irrtum ist, ein durchschnittliches Zeugnis sei ein faires Zeugnis. Tatsächlich liegt der Notenanker in der Praxis hoch: Die Rechtsprechung hat sich darauf eingependelt, dass eine gute Beurteilung – „stets zur vollen Zufriedenheit" – inzwischen als marktüblicher Durchschnitt gilt. Wer einer im Ganzen ordentlichen Kraft nur ein „befriedigend" ausstellt, muss diese unterdurchschnittliche Bewertung im Streitfall sogar belegen können – die Beweislast kehrt sich um. Diese Verschiebung sollten Arbeitgeber kennen: Ein bewusst zurückhaltend formuliertes Zeugnis wirkt für Eingeweihte nicht neutral, sondern abwertend – und ist damit angreifbar, wenn die tatsächliche Leistung das nicht hergibt.

Wird das Arbeitsverhältnis einvernehmlich beendet, regelt der Aufhebungsvertrag die Zeugnisnote idealerweise direkt mit.

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Häufige Fragen

Haben Mitarbeitende Anspruch auf ein Arbeitszeugnis?

Ja. Jeder ausscheidende Mitarbeitende hat nach § 109 Gewerbeordnung Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis, das Leistung und Verhalten bewertet. Auf Wunsch ist während der Beschäftigung auch ein Zwischenzeugnis auszustellen.

Was bedeuten die Formulierungen im Arbeitszeugnis?

Weil Zeugnisse wohlwollend sein müssen, drückt sich die Note in festen Formeln aus: „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit" entspricht einer Eins, „stets zu unserer vollen Zufriedenheit" einer Zwei, „zu unserer vollen Zufriedenheit" einer Drei. Je schwächer die Formel, desto schlechter die Bewertung.

Was ist der Unterschied zwischen einfachem und qualifiziertem Zeugnis?

Ein einfaches Zeugnis bestätigt nur Art und Dauer der Tätigkeit. Ein qualifiziertes Zeugnis bewertet zusätzlich Leistung und Verhalten – es ist der Regelfall und für das berufliche Fortkommen deutlich relevanter.

Quellen: Gewerbeordnung § 109; Bundesarbeitsgericht, Rechtsprechung zur Zeugnissprache; Bundesministerium für Arbeit und Soziales, Hinweise zum Arbeitszeugnis 2024.